超上流である「企画プロセス」の内容を説明します。
共通フレーム2013では企画プロセスを以下の２つのプロセスに分けています。
１．システム化構想の立案
２．システム化計画
システム化構想の立案
経営要求、課題の確認
事業戦略・目標・中長期構想に沿って、課題について、目的や目標を確認します。
■書き方の例
本システム化企画では、取引先からの見積依頼受付および見積書作成業務と検収業務を対象とする。
現在、見積依頼の受付から見積書の作成・送付、検収に至るまでの業務は、紙ベースのやり取りしているため、FAX・郵送・出張が必要である。
また、これらの業務は、対応の属人化、進捗管理の煩雑さ、データの一元管理が困難といった課題を抱えている。
事業環境、業務環境の調査分析
市場、競争相手、取引先、経済情勢などの観点で業務を分析し、そこから目標を設定する。
■書き方の例
■背景
取引先からの見積依頼を受けた際、見積書の作成には通常、手動での入力作業や情報整理が多く、時間がかかっている。
その結果、取引先への回答が遅れることがあり、顧客満足度の低下やビジネスチャンスの喪失につながる可能性がある。
また、市場の競争が激化している中で、迅速な見積もり対応が競争優位性を確保するためには非常に重要である。
■目的
・見積依頼のデジタル化
・見積書作成の自動化
・承認フローディジタル化
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現行業務、システムの調査分析
現行業務、現行システムのフローなどの資料を収集しておきます。（これらは要件定義で使用します。）
■資料の例
- 業務に関する社内規程
- 業務手順書やマニュアル
- 業務フロー
- 現行システム開発時の資料（要件定義書、設計書）
資料がない場合は、業務を大まかでも良いので、フェーズに分けて担当部門や、業務内容をまとめます。
■書き方の例
情報技術動向の調査分析
情報技術の利用方法について分析します。
世の中の情報技術をインターネットや書籍で調べたり、セミナーや展示会などのイベントに参加したりする方法などがあります。
■情報技術動向調査の例
- クラウドベースのサービスへの移行が加速。
クラウドサービスの利用により、初期コストの削減、スケーラビリティの確保、保守・運用負荷の軽減が見込みまれる - RPA（Robotic Process Automation）の導入
見積書作成などの定型的な事務作業の自動化により、業務効率化を実現
対象となる業務の明確化
業務を識別して、優先順位を設定します。
業務の新全体像の作成
目標とする業務の全体像を作成します。
企画プロセス段階では明確になっていない場合があります。
そのような場合は経営レベル、業務レベル、システムレベルで作成します。（業務レベルまで明確になっていることが必要）
■書き方の例
- 経営レベルでのニーズ
- 見積スピード向上により受注率+3％アップ
- 年間約50万円のコスト削減。
- 業務レベルでのニーズ
- 見積作成時間：1.5h → 1.0h
- 見積書の郵送費と出張費30％削減
- システムレベルでのニーズ
- 受領した発注仕様書、見積書は電子化して紐付けして管理する。
- 作成した見積書の社内承認プロセスは、電子回覧で承認を得る。
もし、現行業務のフローがあり、業務の問題や課題がに対する理想の姿が明確になっている場合は、細かく書いても良いです。
■書き方の例
＜例：下の例では現在のフロー図に問題点、理想の姿を文字で表しているが、可能であれば新フロー図を描く＞
システム化計画の立案
システム計画化の内容を具体化して計画書を作成し、関係者の合意を得ます。
システム化計画の基本要件の確認
目的、要員、スケジュール、費用（予算）、作業分担、責任分担、要件などの基本要件を確認します。
■書き方の例
対象業務の内容の確認（システム視点）
対象業務を情報システムの視点で整理します。
■例：システム視点での整理
対象システムの分析
対象の業務が既にシステム化されている場合、そのシステム方式、機能、データ、運用などの情報を収集します。
業務モデルの作成
業務プロセス、データクラス、業務モデル定義と分析を可能な範囲で作成する。
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